Cette année encore, les archivistes de la mission Archives ont trouvé quelques pépites et vous les partagent. Au programme cette fois-ci : les décorations de Noël. Comme beaucoup, notre archiviste en charge des états des lieux les adore mais… pas dans les archives !
Pour rappel, la conservation des archives est une mission obligatoire des collectivités territoriales (art. L212-6 du CDP, art. L2321-2 du CGCT). Afin de préserver la mémoire d’une collectivité territoriale, rien de tel qu’un local adapté et sécurisé.
Pour cela, un seul moyen : le local doit avoir pour seule finalité la gestion des archives. N’en déplaise aux lutins, celui-ci ne peut donc pas se transformer en atelier de stockage du père Noël.
D’ailleurs, plusieurs actions doivent être entreprises :
- Restreindre l’accès - le local doit être fermé à clé et il ne peut être accessible qu’aux agents dédiés à la gestion des archives ;
- Veiller aux conditions climatiques - facteur de dégradation ultime des archives, la température ne doit pas trop élevée (entre 16 et 23°C) et le taux d’humidité pas trop important (45-55 %) car cela favorise le développement et la prolifération des moisissures. On privilégie donc un local aéré et on évite au maximum les écarts de température trop importants ;
- Aménager le local : les rayonnages métalliques traités antirouille sont à privilégier. Pas de bois pour éviter les insectes qui en raffolent et pour limiter le risque incendie. Attention aussi à la résistance au sol !
- Occulter les fenêtres : La lumière est l’ennemi du papier et des encres ;
- Prévenir les dégâts des eaux et les risques d’incendie - zones inondables et canalisations à éviter. Pour le feu, rien de tel qu’un bon système de sécurité incendie (extincteur et système de détection des fumées).
Vous l’aurez compris, guirlandes ou autres décorations n’ont pas leur place aux archives et les lutins ne doivent pas avoir accès au local. Le père Noël devra donc à partir de maintenant se trouver un autre emplacement pour garer son traîneau et faire hiverner ses rennes.
Plus sérieusement, vous avez un doute sur les conditions de conservation de vos archives ?
N’hésitez pas à contacter les archivistes de la mission Archives afin de prévoir un état des lieux :