Vous ne le saviez peut-être pas mais le 9 juin est la journée internationale des archives. Les archives, pour une collectivité, sont l’équivalent de la mémoire pour un être humain. C’est pourquoi, contrairement à ce que l’on peut penser, on ne décide pas de garder ou de détruire des documents administratifs comme bon nous semble. Une procédure officielle existe, certains documents ont vocation à être conservés et à être versés aux Archives Départementales d’autres sont destinés à être détruits selon des protocoles et des normes précises.

Comme toutes les collectivités, le CdG62 a donc des obligations en matière de traitement de ses archives. Preuve en est, en septembre 2020, le service archives du CdG62 a programmé, après avis des Archives départementales du Pas-de-Calais et suivant un tableau des durées d’utilité administrative de gestion des archives, une destruction des archives mortes selon la norme DIN 32757. Norme imposée par la loi, avec une obligation de délivrance d’un certificat de destruction.

Cette norme a pour but de contrôler la destruction des documents les plus confidentiels, en exigeant une taille de coupe extrêmement petite pour protéger les données sensibles et confidentielles… Cette élimination représentait 4 640 kg de papier soit environ 450 boîtes d’archives. Le service a contrôlé depuis cette date, un peu plus de 300 boîtes complémentaires soit environ 3 300 kg de papier manipulé. Ce travail de titan a permis, de programmer une nouvelle élimination qui a eu lieu fin mai.

Pour les petites collectivités, tout ce travail lié aux archives est souvent très complexe et chronophage. C’est pourquoi le CdG62 va proposer un projet d’accompagnement des collectivités territoriales dans la gestion de leurs archives et leurs archives numériques. À cet effet le recrutement d’un attaché de conservation du patrimoine est en cours. Pour mettre en place ce projet, le CdG62 compte associer les collectivités qui le souhaitent et lancera un appel à candidature d’ici fin d’année 2021. Surveillez l’actualité pour en savoir plus d’ici là.