Depuis janvier dernier, le CdG62 propose un accompagnement à la gestion de vos archives. Comme vous le savez, les maires et présidents d’EPCI sont responsables au civil et au pénal de la tenue des archives de leur structure. En tant que « propriétaires de leurs archives », ils doivent en assurer la gestion, la conservation, la mise en valeur (article L212-6 du Code du patrimoine) ainsi que leurs frais de conservation (article L2321-2 du Code général des collectivités territoriales).

Cette mission, mise en place en partenariat avec les Archives départementales du Pas-de-Calais (qui exerce son contrôle scientifique et technique sur les archives produites par les collectivités & établissements publics), permet un accompagnement à la mise en conformité en matière d’archivage.

Cet accompagnement à la gestion des archives se décompose en plusieurs étapes :

• La réalisation d’un état des lieux de l’existant (préalable obligatoire pour signer la convention d’accompagnement) ;
• La rédaction d’un compte-rendu composé d’un bilan et de préconisations qui vont conditionner la proposition d’accord pour intervention ;
• La planification d’intervention (après acceptation, délibération et signature de convention par la collectivité) ;
• Une sensibilisation des agents concernés en fin de mission ;
• La rédaction d’un rapport d’intervention transmis en copie aux Archives départementales.

La mission Archives, rattachée au service Usages Numériques & Informatiques du CdG62, a ainsi procédé à 35 états des lieux depuis février 2024.

Si vous souhaitez profiter de l’accompagnement à l’archivage et bénéficier vous aussi d’un état des lieux pour votre structure, il vous suffit de contacter le service pour prendre rendez-vous.

En quoi consiste l’état des lieux ?

Il s’agit d’une intervention gratuite. Elle est réalisée par l’archiviste itinérante et numérique du CdG62 sur une demi-journée et se compose en deux parties. La première consiste en un échange avec la collectivité pour collecter des informations et la seconde consiste à analyser la situation de l’archivage.

• La partie entretien permet de rassembler des informations génériques pour constituer le dossier (nombre d’habitants, nombre d’agents, date du dernier passage des Archives départementales, date du dernier récolement réglementaire), d’identifier la présence ou non d’une fonction Archives dans la collectivité (présence d’un service dédié ou non, présence d’un agent dédié ou non, recours à un prestataire d’archivage ou non) et enfin, pour les communes de moins de 2000 habitants uniquement, de confirmer l’existence de la déclaration de non-dépôt des archives de plus de 50 ans n’ayant plus d’utilité administrative et destinées à être conservées à titre définitif et des registres de l’état civil de plus de 120 ans aux Archives départementales.
• La seconde partie entre, quant à elle, dans le vif du sujet avec une visite descriptive des locaux de conservation. L’archiviste procède ainsi à une évaluation des conditions de conservation (type d’aménagement, conditions climatiques, évaluation des différents risques) et l’identification des archives conservées (identification des typologies documentaires, des dates extrêmes et du métrage linéaire).

Ces 2 opérations servent de base à la rédaction du compte-rendu d’état des lieux (voir plus haut), qui est le préalable à une éventuelle signature de convention d’accompagnement.

Plus d’informations sur l’archivage et cordonnées de contact