Personne n’y pense lorsqu’il passe un concours mais l’examen ne se limite pas aux épreuves d’admissibilité et d’admission.
Il y a tout un travail à côté, un travail de l’ombre qui nécessite une rigueur extrême sous peine d’engendrer des complications. Un travail stressant, de longue haleine, réalisé au CdG62 par les gestionnaires du service concours.
Immersion avec Jocya Delannoy, gestionnaire à l’occasion du concours externe, interne et 3ème concours d’agent de maîtrise.
Retour en arrière : Jeudi 26 janvier 2023
07h55
Le soleil n’est pas encore levé, la pluie arrose généreusement les sols et la température extérieure vous invite rapidement à ne pas rester dehors. Bref une belle journée pour s’enfermer et passer un concours… Ça tombe bien, nous étions convoqués ce matin-là au complexe sportif Edgar Cailliau à Houdain par Jocya, gestionnaire au sein du service concours du CdG62.
L’objectif de ce rendez-vous matinal est de préparer la salle avant l’arrivée des candidats pour les épreuves écrites des 4 spécialités du concours externe d’agent de maîtrise qui vont se dérouler sur place toute la journée. « On a la chance d’être sur le centre d’examen le plus proche du CdG62, d’autres collègues sont partis plus tôt que nous pour être prêts pour la même heure… »
À cette heure, quelques voitures sont déjà stationnées sur le vaste parking qui entoure la salle de sport. Des candidats anxieux d’arriver à l’heure pour le début des épreuves sont en attente de l’ouverture des portes prévue pour 09h30.
08h00
Pas le temps d’avaler un café, beaucoup de travail nous attend, c’est parti pour la mise en place de la salle.
Le but est de poser les étiquettes avec les numéros des 173 candidats attendus sur les tables (préalablement disposées par les services de la commune) afin qu’ils puissent s’installer dès leur entrée. Il faut également signaler les différents espaces des spécialités du concours et afficher les numéros de candidats en tête de rangées pour faciliter le placement des candidats.
Enfin il faut aussi déposer sur les tables les copies et les brouillons nécessaires à la rédaction.
08h30
La fraicheur matinale accueille les premiers membres de l’équipe qui va se charger d’encadrer les épreuves ce jour. Celle-ci est composée de 5 surveillants qui, dès leur arrivée, s’affairent à finaliser toute l’installation.
Pendant ce temps, les places sur le parking du complexe sportif deviennent rares et les véhicules s’engouffrent dans les rues adjacentes pour trouver les dernières places disponibles. Les candidats se rassemblent progressivement dans le hall d’accueil pour se protéger du froid et de la pluie, ils attendent avec impatience l’ouverture des portes, le stress semble monter…
Moment de stress également pour notre gestionnaire, Jocya vérifie que les paquets de sujets sont prêts à être distribués au lancement de l’épreuve. « On n’est jamais à l’abri d’un problème de dernière minute, normalement tout a été vérifié et préparé en amont avec les collègues. Je préfère quand-même m’assurer que tout est bien présent avant le lancement ».
09h15
Jocya se charge de préciser aux surveillants la partie de la salle dont ils vont avoir la responsabilité. Faire émarger les candidats, surveiller le bon déroulement de l’épreuve, fournir des feuilles supplémentaires, ramasser les copies… tout cela constitue leurs missions de la journée.
- Jocya (en blanc sur la photo) donne les dernières consignes aux surveillants
Dernières minutes avant l’accueil des candidats, les surveillants et le membre du jury qui nous a rejoint prennent connaissance des consignes avant le début de l’épreuve. Certains prennent un petit café, derniers instants de répit avant une longue journée.
09h30
Arrive le moment tant attendu par les candidats de pénétrer dans la salle et de s’installer à leur place.
Jocya vérifie à l’entrée que toutes les personnes présentes sont bien convoquées sur ce site. « Il arrive que des candidats d’une même collectivité covoiturent pour aller à un concours. Parfois, ils se rendent compte à l’entrée de la salle qu’ils ne sont pas convoqués au même endroit. Une erreur d’inattention qui peut coûter cher car les sites sont distants les uns des autres. Être à l’heure d’un côté ne signifie pas être arrivé avant le début d’une épreuve de l’autre. Si on peut donner un conseil aux candidats, c’est de bien vérifier le lieu de l’épreuve sur leur convocation avant de se mettre en route. »
Lecture des consignes aux candidats avant le début de l’épreuve, l’heure approche.
10h00
Après la distribution des sujets, début de la première épreuve écrite pour les candidats, celle-ci se terminera au plus tard à 12h00.
12h00
Fin de l’épreuve, ramassage des copies des derniers candidats à quitter la salle. Seconde session d’installation pour l’épreuve de l’après-midi avant la petite pause méridienne pour manger très rapidement un encas sur place en attendant l’épreuve de l’après-midi.
13h30
Nouvel appel des candidats, rappel des consignes et distribution des sujets pour cette dernière épreuve.
16h00
Fin des épreuves, retour au centre de gestion pour rassembler les copies des 6 centres d’examen. Une journée qui s’est bien déroulée.
« Les épreuves se sont bien passées, tant mieux ! Mais il nous est déjà arrivé d’avoir des surprises : par exemple arriver dans une salle le matin où les tables et chaises n’étaient pas installées, à 1 heure de l’épreuve… Ou dans un autre registre, avoir dans la salle une candidate enceinte avec des nausées importantes… Ce sont des aléas qu’on ne maîtrise pas mais auxquels nous devons être prêts à répondre pour assurer le bon déroulement des concours. » nous confient les collègues gestionnaires à leur retour de concours. « Cette fois la journée se termine relativement tôt. Pour les concours de catégorie A ou B, les épreuves finissent souvent plus tard et le temps de revenir au CdG62 ça nous amène parfois jusque 19h-19h30. »
Le (rétro)planning d’un concours
Pour l’organisation de chaque concours, viennent se greffer bon nombre d’opérations administratives sans lesquelles celui-ci ne peut avoir lieu. Les 11 concours ou examens organisés en propre par le CdG62 en 2023 (auxquels s’ajoutent 4 concours déconcentrés, réalisés en commun et pour le compte d’autres CdG) ne laissent pas une minute de répit à notre équipe de gestionnaires. Survol du rétroplanning type d’un concours.
- Laëtitia, Jocya et David - Gestionnaires concours du CdG62
Création du dossier d’inscription par le service concours et mise en ligne ;
Ouverture des préinscriptions sur www.concours-territorial.fr ;
Recherche de membres du jury (composé à minima de 3 élus, 3 fonctionnaires et 3 personnalités qualifiées) ;
Conception des sujets par des fonctionnaires d’1 ou 2 grades supérieurs pour les concours de catégorie C (en catégorie A et B les sujets sont nationaux) ;
Publication de l’arrêté de désignation des membres du jury.
Analyse de tous les dossiers des candidats avec rédaction et envoi des courriers de refus et de réclamation de pièces justificatives ;
Publication de l’arrêté de liste des candidats admis à concourir.
Test du sujet.
Préparation des épreuves écrites confirmation des réservations de salles, recherches de surveillants et répartition des membres du jury sur les différents centres d’examens.
Recherche de correcteurs ;
Préparation des documents administratifs nécessaires le jour de l’épreuve (émargements, sujets, copies, brouillons…).
Transmission des attestations de présence ;
Répartition des copies par binômes de correcteurs.
Report des notes ;
Réunion d’admissibilité avec validation de la grille de critères d’admission ;
Publication des résultats dans les espaces sécurisés des candidats ;
Recherches d’examinateurs spécialisés pour les oraux ;
Publication des arrêtés d’examinateurs spécialisés pour les oraux ;
Logistique d’organisation des oraux (recherche de salles, intendance…) ;
Organisation des oraux ;
Saisie des notes ;
Réunion d’admission ;
Signature du PV indiquant notamment le nombre de candidats admis ;
Publication des résultats définitif dans les espaces sécurisés des candidats ;
Publication de l’arrêté de la liste d’aptitude ;
Suivi des lauréats.
Sans oublier, certaines opérations qui se déroulent en « fil rouge » comme la paie des intervenants à chaque étape (surveillant, correcteur, jury, etc…), la prise en charge de frais si nécessaire (hébergement, restauration), le paiement des assurances qui couvrent le concours, le paiement des droits de copie… des opérations financières qui engendrent autant de manipulations et nécessitent une rigueur budgétaire.