Le 30 mars dernier, à l’invitation du président Joël Duquenoy, le CdG62 a tenu une réunion plénière dans le cadre du groupe de travail pour la mise en place de la prestation d’accompagnement concernant la gestion des archives papier et numériques.

Pour mémoire, le « projet archives » du CdG62 a été initié au 1^er trimestre 2022 par un appel à candidature. Celui-ci visait à associer équitablement communes et établissements publics afin d’avoir une réelle représentativité territoriale et de construire une offre sur mesure, adaptée aux besoins du terrain.

Malgré un léger retard lié aux difficultés de recrutement d’une archiviste - les archivistes sont des denrées rares - et après plusieurs visioconférences et une enquête sur l’archivage diffusée auprès des collectivités… la mise en place de la prestation prend enfin forme.

Le groupe de travail constitué d’une petite vingtaine de communes, de 6 EPCI, du service archives du CdG62 et des représentants des archives départementales s’est donc réuni en plénière afin de présenter les 5 axes identifiés à la suite des premiers échanges et qui orienteront la future prestation archive :

• Sensibilisation/formation et modalités d’aide au démarrage ;
• Groupement de commande et état des lieux initial par un prestataire (pour l'achat de fournitures liées aux obligations de conservation des archives et pour une éventuelle réalisation d'un état des lieux par un prestataire) ;
• Logiciel de gestion des archives papier ;
• Archivage numérique « Sésam » (outil de la plateforme d’archivage numérique du CdG59) ;
• Recherche sur l’économie de la prestation et des ressources financières.

5 mini groupes de travail vont ainsi rapidement plancher sur ces thèmes et faire des propositions concrètes en vue de finaliser la prestation conventionnée qui sera proposée par le CdG62 à l’horizon 2024 en matière d’archivage numérique. Cela placera ainsi le CdG62 en tant qu’opérateur d’archivage fonctionnel pour le volet « Sésam », acteur du suivi administratif et du contrôle des préversements. L’objectif du groupe est également de voir s’il sera possible ou non de proposer une « prestation à la carte » en fonction par exemple des ressources disponibles au sein de la collectivité ou pourquoi pas du nombre d’habitants.

Le CdG62 dispose déjà de son archiviste itinérante et numérique en la personne d’Axelle Kowalczyk. Celle-ci, rattachée au service Usages Numériques et Informatiques aura en charge l’accompagnement des collectivités et le suivi de la prestation. Elle est d’ores et déjà disponible pour conseiller les collectivités qui en ont besoin et a d’ailleurs mis en place une série de webinaires intitulés « le 1/4 d’heure Archives » pour sensibiliser et développer une culture de l'Archive dans les collectivités.

« Ce sont de très courts rendez-vous, 15 minutes maximum, toutes les deux semaines. L’objectif est de faire découvrir les différents aspects de l’archivage et de permettre aux agents en charge de cette mission d’avoir les clés pour l’assumer, précise la jeune archiviste. Bientôt, le monde des archives n’aura plus de secret pour eux ! »

Cette série à laquelle vous pouvez participer en direct et poser toutes vos questions est constitué de 8 épisodes, dont 3 avec les archives départementales. Ces webinaires sont proposés un mardi sur deux à 10h entre avril et juillet 2023 :

• 1/4h Archives #1 : « Archive(s) » : qu’est-ce que c’est ? – Déjà diffusé, disponible à la rediffusion ;
• 1/4h Archives #2 : Pourquoi archiver ? Entre obligations légales et enjeux majeurs – 25 avril 2023 ;
• 1/4h Archives #3 : Comment archiver ? – 09 mai 2023 ;
• 1/4h Archives #4 : Archives publiques et éliminations : tutoriel bordereau – 23 mai 2023 ;
• 1/4h Archives #5 : Le rôle des Archives départementales – 06 juin 2023 ;
• 1/4h Archives #6 : Conservation des archives : comment procéder ? – 20 juin 2023 ;
• 1/4h Archives #7 : Focus : dépôt d’archives publiques, externalisation et récolement réglementaire – 04 juillet 2023 ;
• 1/4h Archives #8 : Archives électroniques : idées reçues et bonnes pratiques – 18 juillet 2023.

L’inscription est accessible depuis la chaîne de webinaires du CdG62 :

Participer aux 1/4h Archives (Source : webikeo.fr)

À l’issue de ces webinaires, le CdG62 proposera un guide dédié aux archives qui reprendra les principales informations présentées dans ces webinaires. Des fiches thématiques spécifiques verront périodiquement le jour en fonction des besoins exprimées par les collectivités pour leur faciliter le travail de gestion des archives et répondre aux questions les plus fréquemment posées.