Comme vous le savez probablement déjà, le CdG62 via son service Usages Numériques & Informatiques propose depuis le 1er janvier 2024 un accompagnement dans le domaine de l’archivage pour les collectivités et établissements publics.
Plusieurs thématiques sont concernées, parmi lesquelles :
- l’archivage papier avec un état des lieux et une mission archives ;
- ainsi que l’archivage numérique par le biais du SAE-SESAM.
En effet, le CdG62 vous propose désormais d’adhérer au système d’archivage électronique (SAE) intitulé SESAM (pour système sécurisé d’archivage mutualisé), développé par le CdG59 en partenariat le syndicat mixte Somme numérique. Le SAE-SESAM est porteur de l’agrément pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires.
Vous vous demandez peut-être pourquoi proposer une telle solution ? Il est vrai que dans l’imaginaire collectif, le stockage de données est souvent assimilé à l’archivage. Pourtant, ni l’emplacement sur le serveur, ni le disque dur, la clé USB ou le coffre-fort électronique ne permettent d’archiver. Seul un système d’archivage électronique conforme aux cadres normatifs et juridiques officiels permet cela.
Il est important de préciser que les archives produites dans le cadre de la dématérialisation des procédures administratives sont des archives publiques qui sont soumises au code du patrimoine au même titre que les archives papier et qu’il convient par conséquent d’en garantir la conservation.
Le SAE-SESAM est accessible par conventionnement (convention tripartite entre la collectivité, le CdG59 et le CdG62) et une grille de contribution en fixe la tarification. Les espaces de conservation alloués dans ce SAE sont définis par rapport à la population de la commune ou dans le cas d’un EPCI, par rapport au nombre d’agents de l’établissement. Dans tous les cas, l’adhésion au SAE-SESAM doit se faire en totale transparence avec les archives départementales du Pas-de-Calais.