La mission Archives du service Usages Numériques & Informatiques (UNI) a réuni, ce jeudi 9 novembre, les membres du groupe de co-construction de la prestation archives pour leur présenter le bilan des travaux des différents groupes thématiques et les propositions retenues.

Pour mémoire, ce groupe est constitué de représentants de communes de différentes tailles et d’EPCI afin que la future prestation corresponde pleinement aux attentes et aux besoins des différentes structures. Il est également composé de représentants des Archives départementales du Pas-de-Calais et des agents du service archives du CdG62. Ces différents membres ont travaillé par thème tout au long de l’année 2023 (voir notre article d’avril dernier ici) afin d’aboutir à des propositions concrètes.

Les grandes lignes de la prestation archives (les modalités définitives doivent encore être validées par les membres du CA du CdG62) :

• Réalisation d’un état des lieux de l’existant au sein de la structure concernée afin de déterminer un plan d’action ;
• Une prestation d’archivage, directement liée aux préconisations de l’état des lieux ;
• La mise en place d’un groupement de commandes pour des fournitures spécifiques à l’archivage (boîtes d’archives, rayonnages, reliures) ;
• L’accès pour les collectivités au SAE-SESAM, système d’archivage électronique mutualisé, labellisé et certifié du Centre de gestion du Nord.

Dans tous les cas, les actions du service resteront soumises au contrôle scientifique et technique des Archives départementales du Pas-de-Calais et le travail se fera en totale collaboration entre les 2 structures.

Sous réserve du vote des élus à l’occasion du conseil d’administration du CdG62 de décembre, cette prestation pourrait être disponible à partir de janvier 2024. Les collectivités et établissements publics peuvent néanmoins se positionner dès à présent sur leur intention ou non de bénéficier de la prestation en 2024 (un courrier d’explication signé du président à destination des maires et présidents de structures a été envoyé voir ci-dessous) en répondant à l'enquête dont le lien figure au bas de cet article. En fonction de la demande, le volume de travail pouvant être conséquent, le service UNI pourra ainsi déterminer et adapter en amont les ressources nécessaires et suffisantes et mettre en adéquation avec d’éventuels besoins complémentaires.

Plus d’infos, contacter la mission Archives du service UNI : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Courrier à destination des collectivités - Déclaration d'intention mission archives
Mission archives : manifestez-vous ! (Source : questionnaires-numeriques.cdg62.fr)