Dans un arrêt du Conseil d'Etat n° 416542 du 5 avril 2019, le juge précise que lorsqu'un membre du conseil municipal demande la communication de documents sur la base de l’article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales (CGCT), il appartient au maire, d’une part, d'apprécier si cette communication se rattache à une affaire de la commune qui fait l'objet d'une délibération du conseil municipal et, d'autre part, de s'assurer qu'aucun motif d'intérêt général n'y fait obstacle, avant de procéder, le cas échéant, à cette communication selon des modalités appropriées.
De plus, cet arrêt dispose aussi que, si ces demandes sont adressées au directeur général des services, elles ne devront pas être rejetées, mais redirigées vers le maire afin qu’il puisse apprécier s’il y a lieu de donner suite.
Par ailleurs, le juge expose que les dispositions précitées sont également applicables pour les demandes de communication adressées au président d'un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) par les membres du conseil communautaire.
Au vu de ces éléments, il appartient donc aux collectivités et établissements publics de vérifier si, dans le cadre de telles demandes, les documents sollicités par les élus sont nécessaires pour qu’ils puissent se prononcer utilement sur les affaires en cours susceptibles de faire l'objet de délibérations à venir.