Le service remplacement
Suppléer au personnel temporairement absent ou faire face à un surcroît de travail, voici la mission du service remplacement du CdG62.
Créé au début des années 90, le service remplacement du CdG62 a pour objectif d’aider les collectivités et établissements publics à trouver les agents nécessaires pour pallier une absence temporaire (ex. congés maternité, arrêt maladie ordinaire…) ou faire face à un surcroit d’activité.
Naturellement, ce service est assez demandé car il permet aux employeurs de disposer de collaborateurs qualifiés, capables d’intervenir sur différents types de postes avec un temps d’adaptation relativement rapide. C’est un peu comme une agence d’intérim mais réservé à la fonction publique territoriale. Le service est parfois « victime » de son succès…
Explications avec Frédérique Leclercq, responsable du service au CdG62
[Connect] : Comment les collectivités font-elles pour faire appel au service remplacement ?
Frédérique Leclercq : Le remplacement est une mission facultative du CdG62. Le service est accessible par convention et celle-ci reste valable pendant toute la durée du mandat de l’élu signataire. Cela évite d’en refaire signer une à chaque mission de remplacement. La facturation n’intervient qu’en cas de remplacement d’un agent, il n’y a donc pas de frais supplémentaire s’il n’y a pas de mission.
[Connect] : Quelles sont les filières sur lesquelles le service peut intervenir ?
F. L. : Le remplacement se fait majoritairement en filière administrative, pour la bonne et simple raison que la demande est quasi inexistante dans les autres domaines. De plus, pour les postes en filière technique, les métiers demandent souvent des habilitations ou qualifications spécifiques (CACES…). Généralement les personnes qui ont ces habilitations ont déjà un emploi.
[Connect] : Comment devient-on agent du service ?
F. L. : Le mieux est d’avoir des diplômes dans le secrétariat ou la comptabilité et un peu de connaissance du monde des collectivités. Pour postuler, il y a 2 méthodes.
- La 1ère, faire acte de candidature spontanément via la page du service remplacement disponible sur notre site Internet : Je souhaite postuler au service remplacement
- La 2nde, postuler à nos offres lorsque le CdG62 met en place une formation de secrétaire de mairie afin d’essayer d’être sélectionné.
[Connect] : On dit que le service est parfois victime de son succès, quelle en est la raison ?
F. L. : En général, après quelques missions où ils ont acquis de l’expérience, nos contractuels sont recrutés dans les collectivités. Cela ne me facilite pas la tâche mais cela correspond au double objectif du service : répondre aux demandes de remplacement des collectivités et aider au retour à l’emploi.
[Connect] : Comment y remédier ?
F. L. : Le Cdg62 a mis en place depuis 2018 une formation « secrétaire de mairie ». Celle-ci est proposée en partenariat avec la Région Hauts-de-France et Pôle Emploi et elle est alternativement assurée par le CNFPT et l’Adico.
[Connect] : En quoi consiste la formation « secrétaire de mairie » ?
F. L. : C’est une formation qui permet de disposer d’un vivier de personnel opérationnel. Le mot opérationnel est important car les collectivités veulent avoir des agents autonomes et polyvalents, capables de traiter tous les aspects du métier. On pense souvent, par méconnaissance du métier, que le poste de secrétaire de mairie ne consiste qu’à faire du secrétariat (au sens strict) et de l’accueil dans une mairie. On croit aussi que c’est un métier destiné aux femmes… c’est une erreur !
Le secrétaire de mairie c’est l’équivalent d’un directeur général des services mais dans un village, avec 1 à 3 employés tout au plus. Le secrétaire de mairie traite tous les aspects administratifs de la collectivité, cela va de l’état civil aux marchés publics en passant par l’urbanisme ou encore la préparation des délibérations pour le conseil municipal… On est loin du simple métier lié au secrétariat.
C’est pour cette raison que le CdG62 a mis en place une formation spécifique. Les domaines d’intervention sont très vastes et la législation en constante évolution nécessite des connaissances de plus en plus pointues. La formation se compose de 5 semaines de théorie et de 3 semaines de stage pratique en collectivité.
[Connect] : Combien d’agents sont formés par session ?
F. L. : Le CdG62 forme 15 agents par session et nous avons déjà formé 45 agents. En général, après quelques missions de remplacement, les stagiaires intègrent les collectivités… c’est dire si cette formation fonctionne bien ! Le CdG62 a donc fait le choix de mettre en place 2 formations par an afin de mieux répondre aux demandes des collectivités et d’avoir plus d’agents disponibles sur le long terme.
La prochaine session commence le 6 septembre sur le secteur de la CABBALR (Agglo de Béthune-Bruay) et la suivante débutera en novembre sur le secteur du Haut Montreuillois, ainsi il sera plus facile de pallier le « turn-over » et de disposer d’un réel vivier de personnels qualifiés. Le but est également d’avoir des agents formés sur tout le Pas-de-Calais pour répondre aux demandes de remplacement sur tous les secteurs géographiques du département.
[Connect] : Quels conseils peut-on donner aux futurs candidats à la formation ?
F. L. : Je veux vraiment rappeler que le métier de secrétaire de mairie n’est pas réservé aux femmes, les candidats masculins sont les bienvenus. J’insiste également sur la diversité des profils des stagiaires retenus lors des sessions de formation, quels que soient l’expérience ou les diplômes toutes les candidatures sont étudiées.
Plus d'info
La parole à Marina Jimenez, secrétaire de mairie
Marina a participé à la formation secrétaire de mairie du CdG62 puis elle a effectué des missions en tant que contractuelle pour le service remplacement. Elle partage maintenant son activité de secrétaire de mairie entre 2 collectivités Bouret-sur-Canche et Noyelles-lès-Humières.
[Connect] : Avant de travailler pour le service remplacement, quelle était ton activité et connaissais-tu le métier de secrétaire de mairie ?
Marina Jimenez : À l’origine, j’ai une formation de secrétaire, j’ai travaillé dans l’immobilier où je gérais plutôt l’administratif. Par mon activité associative, je côtoyais régulièrement la secrétaire de mairie de mon village, j’avais donc une petite idée du métier mais j’étais loin d’imaginer l’étendue réelle du poste.
[Connect] : Comment as-tu intégré le service remplacement ?
M. J. : Alors que j’étais inscrite à Pôle Emploi, ma conseillère m’a proposé une formation de secrétaire de mairie organisée par le CdG62. J’ai donc participé à la première session de formation en 2018.
J’ai suivi les 5 semaines de théorie puis les 3 semaines de stage pratique. Le stage m’a permis de me rendre compte de la diversité des métiers en collectivité (état civil, urbanisme, comptabilité…). C’est cette diversité et le changement des missions induites par le remplacement qui m’attiraient dans ce travail, je ne voulais pas tomber dans la routine.
Ce qui est bien, c’est qu’on n’est pas seul… lors de la formation et pendant le stage pratique, on se constitue un réseau auquel il est facile de faire appel si on a un problème ou un doute. Les missions de remplacement aident aussi à se former auprès des agents en poste. Idem pour les logiciels, même s’ils sont différents d’une collectivité à l’autre, il y a toujours l’assistance éditeur donc on trouve toujours une solution.
[Connect] : Comment définirais-tu le métier de secrétaire de mairie ?
M. J. : Ce qui est certain c’est qu’on est loin d’un simple emploi de secrétariat.
Il y a souvent des recherches à faire pour instruire les dossiers sans se tromper. Il faut être en capacité d’accompagner les élus dans leurs décisions donc il faut se tenir régulièrement informé. Il faut aussi aimer le contact avec le public et être très disponible. À titre d’exemple, les mariages ont rarement lieu en semaine et les conseils municipaux se déroulent plutôt en fin de journée ou le samedi matin.
En résumé, je dirais que pour être secrétaire de mairie et travailler dans une petite collectivité, il ne faut pas se laisser impressionner par l’ampleur de la tâche et ne pas avoir peur d’y consacrer du temps. Néanmoins on tire toujours une réelle satisfaction du travail effectué et du service rendu au public.